7 simples trucos para utilizar Word como un verdadero experto

¿Utilizas MS Word para tu trabajo o estudio?

¿Te gustaría usarlo mejor pero no sabes cómo hacerlo?

¿Conoces a algún "experto" en Word y quisieras aprender sus trucos?

Entonces, esto te interesa.

MS Word es uno de los programas de escritura y edición de textos más utilizado en el mundo. Es uno de los primeros programas que seguramente aprendiste a utilizar en el sistema educativo y continúas utilizando en tu trabajo. Sin embargo, solo aprendiste lo básico y nunca llegaste a entender muchas de las funciones de este software. Además, no tienes tiempo para tomar un curso para ¡aprender todo esto! No te preocupes. No tienes que tomar un curso. En este artículo te vamos a enseñar # simples trucos para utilizar MS Word como un experto.

A continuación, te enseñamos estos trucos en categorías de acuerdo con las ventajas que te ofrecerán en el uso de MS Word. Todos son muy fáciles de usar y te serán de gran utilidad una vez los integres en tu rutina de trabajo:

NAVEGA 10 VECES MÁS RÁPIDO EN EL DOCUMENTO

Muchas veces abrimos un documento solo para leerlo y cambiar algunas cosas. En estas ocasiones, como casi siempre, queremos que el trabajo se haga rápido y fácil. Estos son algunos de los trucos que puedes utilizar para moverte con más agilidad dentro del documento:

1) AVANZA POR PALABRA, PÁRRAFO O PÁGINA

Ya sabes que puedes moverte a través de tu documento, además del ratón, con las teclas de desplazamiento (flechas). Pero con estas teclas te mueves una letra o una línea a la vez. Ahora, ¿sabías que hay ciertos atajos que multiplicarán exponencialmente la velocidad en que te mueves dentro del documento?

Este truco consiste simplemente en utilizar los atajos con la tecla CTRL que te permiten llegar mucho más rápido a donde quieres llegar. A continuación, encontrarás cada uno y su función:

Ctrl + → Avanza una palabra a la derecha

Ctrl + ← Avanza una palabra a la izquierda

Ctrl + ↑ Sube un párrafo/línea

Ctrl + ↓ Baja un párrafo/línea

Fin Salta al final de la línea

Inicio Salta a inicio de la línea

Ctrl + Fin Salta al final del documento

Ctrl + Inicio Salta al inicio del documento

Todos los atajos anteriores los puedes combinar con Shift para seleccionar esas secciones automáticamente.

2) CAMBIA ESTILOS Y FORMATOS EN UN SEGUNDO

Es verdad que no necesitas muchos estilos ni formatos. Los que más utilizas son aplicar negrilla, cursiva y subrayar. Además, el formato normalmente es: texto centrado o texto hacia la izquierda. Pero realizar estos cambios utilizando tu mouse te puede quitar mucho tiempo, aunque no lo creas. Estos son los atajos que vas a utilizar para que este proceso sea más rápido:

Aplicar negrilla: Ctrl + N

Aplicar cursiva: Ctrl + K

Aplicar subrayado: Ctrl + S

Centrar texto: Ctrl + T

Alinear texto a la izquierda: Ctrl + Q

Alinear texto a la derecha: Ctrl + D

MEJORA EL DISEÑO Y EVITA RUPTURAS INDESEADAS

Ya tienes redactado tu texto, aplicaste el estilo y formato que querías, pero al hacer un pequeño cambio ¡puf! los párrafos quedaron cortados donde no debían o los títulos quedaron separados del cuerpo del texto. Te mostramos dos fáciles trucos para evitar que esto suceda:

3) CONSERVAR CON EL SIGUIENTE

Esta función hará que tus títulos y párrafos u otros elementos se mantengan unidos sin importar los demás cambios que hagas en el documento. Así evitarás que el texto quede cortado o divido en varias páginas innecesariamente.

1. Selecciona el texto que quieres que se mantenga unido

2. En la barra de opciones elige:

>Disposición >Párrafo (extiende las opciones dando clic en el pequeño recuadro)

3. En la sección Líneas y saltos de página activa la casilla "Conservar con el siguiente"

De esta forma, esa sección no se separará, aunque agregues o quites texto de otras partes del documento.

4) PÁGINA NUEVA

Quieres que el texto que vas a poner empiece en una página nueva. Normalmente, lo que harías es oprimir ENTER hasta que aparezcas en una nueva página. Sin embargo, esto se puede estropear cuando agregues o quites texto en el documento. Pero es muy fácil evitarlo, solo debes seguir estos simples pasos:

1. Coloca el cursor al inicio del texto que quieres que aparezca en una página aparte

2. En la barra de tareas ve a:

>Disposición >Configurar página >Saltos >Saltos de sección >Página siguiente

De ahora en adelante, esa sección siempre aparecerá al inicio de una página nueva sin importar los cambios que realices en el resto del documento.

INSERTA TEXTO DE INMEDIATO

Como ya mencionamos, debes conocer la función Ctrl C y Ctrl V para copiar y pegar texto rápidamente. Pero, existen otros trucos que te pueden ser 10 veces más útiles a la hora de insertar texto sin necesidad de redactarlo de nuevo cada vez.

5) PEGAR TEXTO COPIADO ANTERIORMENTE

Normalmente, cuando redactas un texto, hay muchas palabras o secciones que se repiten y no quieres tener que redactarlas de nuevo. Tampoco quieres ir a seleccionarlas, copiarlas y pegarlas cada vez. Para ello, sería genial tenerlas siempre a "dos teclas" de distancia. Pues es eso exactamente lo que puedes lograr con el atajo WINDOWS + V. Esta función guarda hasta 21 secciones copiadas y te las muestra todas para cuando las necesites pegar:

Sigue los siguentes pasos:

1. Oprime Windows + V en tu teclado

2. Si aún no tienes activada esta función, te preguntará si deseas activarla. Dale clic en Activar.

3. Copia el texto que deseas pegar con Ctrl + C

4. Cuando necesites acceder a esta "librería" de textos copiados, presiona nuevamente Windows + V. Inmediatamente te mostrará las últimas 21 secciones que copiaste.

5. Elige la que necesitas y ¡se pegará automáticamente en tu texto!

Recuerda que esta función solo guardará las últimas secciones copiadas y también sirve para pantallazos. Sin embargo, solo recuperará lo que hayas copiado desde que encendiste tu computador. Así que si hay algo importante que debes guardar, no lo confíes a esta función, guárdalo en un documento 😉

6) ELEMENTOS RÁPIDOS

Normalmente tus documentos llevan tu nombre, el nombre de tu empresa o universidad, y muchos otros datos que siempre son iguales y se repiten. Existe un truco que puedes utilizar para evitar tener que redactar esta información cada vez que la necesites. Además, con esta función no es necesario copiar y pegar de otro documento o programa. ¡Lo tendrás todo a la mano!

Para ello te recomendamos lo siguiente:

1. Selecciona en cualquiera de tus documentos las partes que siempre utilizas. Por ejemplo, la página de portada, en donde aparece toda tu información.

2. En la barra de herramientas, da clic en Insertar

3. Luego, en la sección Texto (extremo derecho) despliega las opciones de Explorar elementos rápidos

4. Da clic en “Guardar selección en una galería de elementos rápidos”

5. Asigna un nombre a este elemento rápido y da clic en aceptar

Ahora, esta información quedará guardada en Word y la podrás recuperar desde cualquier documento Word en el que estés trabajando. Para utilizar tu nuevo Elemento rápido sigue estos pasos:

1. En la barra de herramientas, da clic en Insertar

2. Luego, en la sección Texto (extremo derecho) despliega las opciones de Explorar elementos rápidos

3. Se desplegarán todos los elementos rápidos que hayas guardado y solo debes seleccionar el que necesites. Voilà !

Este es uno de mis trucos favoritos, además, lo puedes utilizar en otras aplicaciones de MS como Outlook para redactar correos más rápidamente.

7) DIVIDIR PÁGINA

La función anterior te puede ser muy útil para copiar y pegar palabras o frases. Pero muchas veces, necesitas reutilizar secciones más grandes dentro de tu documento. Normalmente, lo que harías es usar scroll para subir o bajar dentro del documento, copiar lo que necesitas, regresar a donde estabas y pegarlo. Ahora lo podrás hacer más rápido con la función Dividir página.

La función Dividir página te permite acceder a partes del documento para copiar o leer, sin dejar de estar en la sección que estás editando.

Para ello, solo debes seguir estos pasos:

1. En la barra de herramientas, ve a Vista

2. En la sección Ventana elige Dividir

3. En la parte superior, aparecerá la sección que estás editando y abajo, una ventana horizontal donde podrás navegar el documento sin perder de vista la parte que estás editando.

4. Para regresar a la vista normal, ve a Vista > Ventana > Quitar división

De esta manera podrás reutilizar secciones de tu documento sin tener que alejarte de tu punto inicial.

En conclusión…

Existen trucos poco conocidos que permiten navegar más rápido en tu documento, mejorar el diseño, insertar texto rápidamente entre otros, y que solo requieren que oprimas un par de teclas o des algunos clics.

Para iniciar, te recomendamos elegir los que más crees que te serán de utilidad y empezar a usarlos paulatinamente. Es verdad, al comienzo se te olvidará utilizarlos y volverás a tus viejos métodos, pero si tienes la determinación, eventualmente se convertirán en algo automático para ti.

Entonces, empieza a utilizar estos simples trucos que te ahorrarán mucho tiempo y ¡harán que utilices MS Word como un experto!

Te lo garantizamos.