El ABC de la Apostilla

Si estás leyendo esto, seguramente es porque necesitas una apostilla y quieres entender un poco más de qué se trata. Por ello, hemos resumido aquí los elementos más importantes de las apostillas y te los presentamos de forma simplificada para que no pierdas tiempo y aprendas todo sobre el tema. Este artículo se basa en el documento The ABC of Apostilles de la Convención de la Haya, así que puedes estar seguro de que la información es confiable.

1. ¿Qué es una apostilla?

Una apostilla es un certificado que autentica el origen de un documento público. Además, acredita la firma y la calidad del funcionario que lo elaboró. Una apostilla debe cumplir con las siguientes condiciones:

· El país que emite el documento y el país que lo recibe deben ser parte del Convenio de la Haya.

· La apostilla debe contener los 10 elementos obligatorios del formato establecido.

· Una apostilla nunca certifica la veracidad o precisión del contenido del documento.

Finalmente, ten en cuenta que la ley de algunos países puede eximir algunos documentos de la apostilla.

2. ¿En qué países se emiten y se exigen las apostillas?

Las apostillas solo aplican para países que sean parte del Convenio de la Haya. Para verificar la lista de países que hacen parte del Convenio, puedes visitar la página https://www.hcch.net/es/states . En este sentido, es importante resaltar que Colombia, Estados Unidos y Canadá son algunos de los países que expiden y reciben apostillas.

3. ¿Qué documentos son apostillados?

Los documentos que pueden ser apostillados son documentos públicos. En Colombia, un documento público se define de acuerdo con el Artículo 251 del Código de Procedimiento Civil como un documento “otorgado por un funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención”. En términos generales, los documentos públicos son documentos de naturaleza administrativa, por ejemplo:

• Certificados de nacimiento, de matrimonio, de defunción, etc.

• Documentos expedidos por una corte o tribunal.

• Patentes

• Actos notariales, registros, autenticaciones notariales de firmas.

• Diplomas de colegio o universidad de instituciones públicas.

En general, no se apostillan los documentos comerciales y aduanas.

4. ¿Dónde puedo obtenerla?

Cada país designa una o más entidades para expedir las apostillas. En el caso de Colombia, la entidad encargada de las apostillas es la Cancillería, pero hay otros países que tienen más de una entidad designada para ello y cada una puede estar designada para ciertos tipos de documento. En este sentido, es importante que verifiques a cuál entidad debes acudir para el documento específico que desees apostillar (en otros países).

Además, ten en cuenta que en Colombia las apostillas se obtienen únicamente por la página web de la cancillería. Para ello, puedes acceder a la página https://www.cancilleria.gov.co/tramites_servicios/apostilla_legalizacion_en_linea . Sin embargo, algunos países aun emiten apostillas de forma presencial.

5. ¿Cuánto cuesta una apostilla?

La Convención de la Haya no establece ninguna suma específica en cuanto al costo de las apostillas. En Colombia, al año 2021 el costo de una apostilla es de $31.000 COP en el país, de $10 USD en el resto de los países excepto por el territorio Euro y Cuba en donde vale €7.

6. ¿Cuánto tiempo tarda obtenerla?

No existe un periodo estándar para emitir las apostillas, pero en términos generales, las apostillas tardan un día en ser expedidas. En Colombia, el proceso tarda aproximadamente 24 horas.

7. ¿Qué debe incluir una apostilla?

No todas las apostillas son iguales, pero todas deben cumplir con ciertos elementos básicos. Estos son:

• La palabra APOSTILLE

• La versión corta del título en francés.

• Una caja con los 10 elementos de información básica:

Otra información opcional (debe ir fuera de la caja):

• Descripción del documento público

• Alcance (en donde se indica que no puede ser usado dentro del país que lo emite)

• Sitio web para verificar la apostilla

8. ¿Cómo va fijada al documento?

La apostilla puede ir pegada directamente en el documento o en una página adjunta (llamada “allonge”). Cuando va directamente sobre el documento, puede ir en forma de un sello de tinta, un adhesivo o un sello impreso. Cuando va en una página aparte, puede ir cosida con un gancho o un clip. Es importante no hacer modificaciones a la forma en que la apostilla es adherida al documento original.

CHECKLIST PARA OBTENER UNA APOSTILLA

Si planeas solicitar una Apostilla, te recomendamos tener en cuenta las siguientes preguntas:

Cosas a tener en cuenta antes de solicitar una apostilla:

☐ ¿El país que expidió el documento hace parte de la Convención de la Haya?

☐ ¿El documento es un documento público?

☐ ¿Cuál es la entidad a la que debo acudir para solicitar la apostilla?

☐ ¿Necesito otros documentos de soporte o sellos? Link: https://www.cancilleria.gov.co/tramites_servicios/apostilla_legalizacion_en_linea/requisitos

☐ ¿Cuánto cuesta? ¿Cuáles son las formas de pago?

☐ ¿Cuánto tiempo tarda?

Resumen

Una apostilla es un certificado de origen de un documento público. Este documento (que puede ser un certificado, una patente, un diploma, etc.) debe ser emitido y recibido por un país miembro de la Convención de la Haya. Las apostillas se pueden obtener en línea o presencialmente y deben cumplir con al menos 10 elementos básicos de información.

Puedes consultar la Guía paso a paso de la Cancillería para ver en detalle el proceso de solicitud:

https://www.cancilleria.gov.co/tramites_servicios/apostilla_legalizacion_en_linea/tramite